Quando usar
Quando o produto que você ofertou ficou indisponível na indústria (saiu de linha ou está sem previsão de produção) e existe outro de qualidade igual ou superior, que atende ao termo de referência, pelo mesmo preço.
A regra é entregar o que foi ofertado. A exceção, aceita pelo TCU (Acórdão 394/2013-Plenário) e pelo STJ, depende de três provas: a indisponibilidade, a equivalência técnica e a manutenção do preço.
O que ter em mãos
- E-mail ou declaração da fabricante sobre a indisponibilidade, com data.
- Catálogo ou ficha técnica do modelo alternativo.
- As especificações do termo de referência, para o quadro comparativo.
Como o ofício está estruturado
- Fatos: o empenho, o produto ofertado e a indisponibilidade.
- Pedido principal: substituição, com quadro comparativo linha a linha e jurisprudência.
- Pedido subsidiário: prorrogação do prazo de entrega, se a troca for negada.
Erros comuns
- Oferecer um modelo inferior em alguma especificação, ainda que superior nas outras.
- Pedir aumento de preço junto com a troca.
- Não provar que o modelo original está de fato indisponível.